Pre-opening pentru hotel și deschiderea unui restaurant
Echipa, procedurile și fluxurile sunt gata înainte să intre primul oaspete, ca primele săptămâni să nu se transforme în stins incendii.
Te recunoști?
- Clădirea e aproape gata, echipa nu
Se montează mobilierul și se alege vesela, dar nimeni nu a scris cum se face un check-in, o comandă sau o predare de tură.
- Angajezi în ultimul moment
Oamenii vin cu o săptămână înainte de deschidere și învață pe oaspeți. Primele recenzii se scriu înainte ca echipa să se cunoască.
- Meniul e frumos, dar nu e calculat
Prețurile s-au pus după concurență. Nu știi cât costă o porție și ce marjă ai, deci afli după deschidere.
- Nu știi ce ai uitat
Ai o listă lungă de făcut și un termen scurt. Frica nu e că nu muncești, ci că ai trecut cu vederea ceva important.
Ce facem concret
O deschidere reușită se decide cu luni înainte. Ce nu e pus la punct în pre-opening se descoperă în prima lună de funcționare, în fața oaspeților.
Am peste 20 de ani în operațiuni F&B (food & beverage) și am coordonat proceduri de achiziție, producție, vânzare și inventar, echipe de peste 50 de oameni și sistemul HACCP. Am participat la deschideri pentru Sofitel, Radisson Blu, pe vase de croazieră și la Majestic. Te ajut să transformi lista nesfârșită de făcut într-un calendar cu ordine și responsabili și, dacă ai nevoie, să pui cifrele într-un plan de afaceri pentru unitate.
-
Calendar de pre-opening
Pre-opening-ul e perioada dinaintea deschiderii, în care hotelul sau restaurantul se pregătește să funcționeze. Construim un calendar cu etape, responsabili și termene, pornind de la data deschiderii.
-
Standarde de servire
Cum primești oaspetele, cum servești, cum răspunzi la o reclamație. Fixăm standardul înainte ca echipa să-și facă obiceiuri.
-
SOP-uri
SOP-urile (proceduri standard de operare) sunt instrucțiuni scurte pentru activitățile care se repetă. Scriem primele proceduri esențiale pentru recepție (front office), housekeeping, sală, bar și bucătărie.
-
Echipă și training
Lucrez cu tine pe organigramă, pe fișele de post și pe criteriile de selecție. Echipa se instruiește înainte de deschidere, pe procedurile tale.
-
Meniu, costuri, fișe tehnice
Calculăm costul fiecărui preparat și stabilim prețurile pe baza lui, nu doar a pieței. Folosim același calcul ca în calculatorul de food cost de pe site.
-
Probe și deschidere controlată
Organizăm zile de probă (soft opening): servim echipa, prieteni sau invitați, ca să prindem blocajele înainte de primii oaspeți plătitori.
Cum decurge colaborarea
-
Discuție și date
Aflu tipul unității, data deschiderii, bugetul de echipă și ce e deja decis.
-
Plan și calendar
Împreună stabilim etapele, responsabilii și ce trebuie terminat în fiecare lună.
-
Lucru pe zone
Scriem standardele și procedurile, calculăm meniul, instruim echipa.
-
Probe și ajustări
Testăm fluxurile în zile de probă și corectăm ce nu funcționează.
-
Prima perioadă
Rămân alături în primele săptămâni de funcționare, ca să prindem repede ce nu merge. Durata o stabilim împreună.
Ce primești
- calendar de pre-opening cu etape și responsabili
- setul de SOP-uri esențiale, în limba echipei tale
- standarde de servire pe zone
- meniu calculat, cu fișe tehnice și cost pe porție
- plan de instruire a echipei înainte de deschidere
- plan de afaceri pentru partea operațională și financiară a hotelului sau a restaurantului
Pentru cine e
- hoteluri și pensiuni noi sau renovate
- investitori și proprietari care deschid primul restaurant
- operatori care deschid o a doua unitate și vor să repete ce a mers
Întrebări frecvente
Cu cât timp înainte încep pre-opening-ul?
Cu cât mai devreme, cu atât mai bine. Termenul îl stabilim după ce văd stadiul proiectului. Articolul „Checklist pentru deschiderea unui restaurant” îți arată ce faci pe etape.
Ce SOP-uri îmi trebuie înainte de deschidere?
Cele pentru activitățile care se repetă zilnic și pot costa scump dacă merg prost: deschiderea și închiderea unității, primirea oaspeților, servirea, recepția mărfii, igiena, predarea turei, reclamațiile. Lista cu primele 10 e în articolul despre SOP-uri.
Te ocupi și de autorizații?
Nu. Autorizațiile și avizele cer cunoștințe juridice și se verifică cu instituțiile competente (DSP, DSV, ISU, primăria). Eu le pun în calendar, ca să nu rămână pe ultima sută de metri.
Faci și plan de afaceri?
Da. Fac planul de afaceri pentru partea operațională și financiară a unității: meniu, costuri pe porție, echipă și fluxuri, cu cifrele aferente. Pornim de la ce ai deja și vedem ce lipsește.
Lucrezi și pentru hoteluri, nu doar restaurante?
Da. Un hotel are mai multe zone (recepție, camere, restaurant, bar, evenimente), așa că planul e mai lung și include mai mulți responsabili. Logica rămâne aceeași: standarde, proceduri și echipă pregătită înainte de prima zi.
Cât costă consultanța de deschidere?
Depinde de tipul unității, de cât timp mai ai până la deschidere și de cât de multe zone acoperim. Prima discuție e gratuită, iar după ea primești o ofertă pe etape.