Cum calculezi food cost-ul corect (și de ce îți scapă de sub control)

Food cost-ul este partea din vânzări care se duce pe ingrediente. Dacă vinzi o porție cu 54 de lei fără TVA și ingredientele ei costă 16,70 lei, food cost-ul porției este de 30,9%. Pare simplu, iar formula chiar este simplă. Greșelile apar în cifrele care intră în ea.

În multe unități se repetă aceeași scenă: proprietarul ține minte un procent, bucătarul își ține minte altul, iar contabilul vede un al treilea. Niciunul nu e neapărat greșit. Fiecare a calculat altceva. Hai să punem ordine.

Formula de bază

Food cost = costul ingredientelor ÷ prețul de vânzare fără TVA × 100.

Ai nevoie de două cifre pentru fiecare preparat. Prima este costul porției, adică ce plătești pe ingredientele din farfurie. A doua este prețul la care vinzi, scăzut TVA-ul.

Pentru costul porției pornești de la fișa tehnică, documentul în care fiecare preparat are ingredientele, gramajele și pașii de lucru. Un exemplu cu prețuri puse doar ca ilustrare:

Ingredient	Cantitate	Preț de achiziție	Cost
Orez pentru risotto	100 g	14 lei/kg	1,40 lei
Creveți curățați	120 g	70 lei/kg	8,40 lei
Parmezan	30 g	90 lei/kg	2,70 lei
Unt	20 g	40 lei/kg	0,80 lei
Vin alb	50 ml	20 lei/l	1,00 lei
Supă	300 ml	3 lei/l	0,90 lei
Ceapă, usturoi, ulei, pătrunjel			1,50 lei
Total			16,70 lei

Un detaliu care strică multe calcule: prețul se ia pentru ce ajunge în farfurie, nu pentru ce cumperi. Dacă ai plătit creveții cu coajă, costul pe kilogram curățat este mai mare, pentru că o parte din greutate se aruncă. La carne, pește și legume, randamentul contează la fel de mult ca prețul de pe factură.

De ce prețul se ia fără TVA

TVA-ul nu e al tău. Îl încasezi de la oaspete și îl dai statului. Dacă împarți costul la prețul din meniu, cu TVA, obții un procent mai mic decât cel real și crezi că stai mai bine decât stai.

Food cost-ul se calculează pe prețul fără TVA. Cota aplicabilă produselor tale o verifici cu contabilul. În exemplul de mai jos folosim 11%, doar ca valoare de calcul.

Să luăm risotto-ul din tabel. În meniu apare cu 60 de lei.

• Preț fără TVA: 60 ÷ 1,11 = 54,05 lei (rotunjit, 54 de lei).
• Food cost corect: 16,70 ÷ 54,05 = 30,9%.
• Food cost greșit, calculat pe prețul cu TVA: 16,70 ÷ 60 = 27,8%.

Diferența este de peste 3 puncte procentuale. Dacă faci un astfel de calcul în tot meniul, crezi că ai o marjă pe care n-o ai.

Dacă nu vrei să faci împărțirile pe hârtie, calculatorul de pe site scoate TVA-ul singur. Îl găsești la calculatorul de food cost.

Food cost teoretic și food cost real

Calculul de mai sus este food cost-ul teoretic: ce ar trebui să coste preparatul dacă totul merge după fișă. E util, dar nu spune ce se întâmplă în realitate.

Food cost-ul real se calculează din inventar, pe o perioadă, de obicei o lună:

Consum = stoc inițial + achiziții − stoc final.

Food cost real = consum ÷ vânzări fără TVA × 100.

Un exemplu pentru o lună:

• stoc inițial: 18.000 de lei;
• achiziții: 42.000 de lei;
• stoc final: 15.000 de lei;
• consum: 18.000 + 42.000 − 15.000 = 45.000 de lei;
• vânzări de mâncare, fără TVA: 150.000 de lei;
• food cost real: 45.000 ÷ 150.000 = 30,0%.

Să zicem că media fișelor tale tehnice, ponderată cu ce s-a vândut, dă 28%. Diferența de 2 puncte înseamnă 3.000 de lei într-o lună (2% din 150.000). Acești bani s-au dus în pierderi, porții prea mari, mâncare aruncată sau marfă care nu s-a încasat. Diferența dintre cele două cifre este chiar semnalul de care ai nevoie.

Două reguli ca inventarul să nu te mintă. Numără mereu la aceeași oră și în aceeași zi a lunii. Ține mâncarea separat de băuturi, pentru că au costuri și marje foarte diferite.

Cât ar trebui să fie food cost-ul?

Nu există un procent bun pentru toată lumea. În industrie se citează adesea un interval de 28-35% pentru restaurante, dar e doar un reper, nu o regulă. Un restaurant cu produse scumpe, un bistro cu meniu simplu și o pizzerie vor avea ținte diferite. Contează și cât plătești pe chirie, pe personal și pe utilități.

Ținta ta se stabilește de jos în sus. Pornești de la ce cheltuieli fixe ai, de la profitul pe care îl vrei și vezi ce food cost îți permiți. Apoi verifici dacă prețurile din meniu o susțin. Calculatorul îți arată și prețul la care atingi ținta, pentru fiecare preparat.

Cinci motive pentru care food cost-ul scapă de sub control

Din ce am văzut în unitățile în care am lucrat, aproape de fiecare dată e vorba de una din aceste cinci cauze.

1. Porțiile nu sunt standard. Fără fișă tehnică și fără cântar, fiecare bucătar pune cât crede. Cincisprezece grame de parmezan în plus pe fiecare porție par nimic, până când le înmulțești cu o lună de vânzări.

2. Pierderile nu se văd. Resturile de la curățat, preparatele refăcute, marfa expirată, mâncarea de la masa personalului. Dacă nu le notezi, intră în food cost fără să știi de unde vin.

3. Prețurile de achiziție se schimbă, iar meniul nu. Un furnizor mărește prețul, tu nu actualizezi fișele, iar procentul din hârtii nu mai are legătură cu realitatea. Verifică prețurile principale măcar o dată pe lună.

4. Marfa dispare. Furtul există, de la mici abuzuri până la lipsuri organizate. Nu e o acuzație, ci un control: recepție cu cântărire, acces limitat în depozit, inventar surpriză din când în când.

5. Meniul nu e analizat. Meniul crește în timp, se adaugă preparate, nu se scot cele care nu merg. Ajungi să ai ingrediente scumpe pentru preparate care se vând de două ori pe săptămână.

Menu engineering, pe scurt

Menu engineering este o analiză simplă a meniului după două întrebări: cât de mult se vinde un preparat și cât câștigi pe el, în lei, pe porție. Compari fiecare preparat cu media meniului și îl pui într-una din patru grupe:

• Star: se vinde bine și aduce marjă bună. Îl păstrezi vizibil și nu-l schimbi fără motiv.
• Plowhorse: se vinde bine, dar marja e sub medie. Verifici porția și costul, poți urca prețul treptat.
• Puzzle: aduce marjă bună, dar se vinde puțin. Merită promovat: poziție mai bună în meniu, o descriere mai clară, recomandare din partea ospătarilor.
• Dog: se vinde puțin și aduce marjă sub medie. Îl refaci sau îl scoți.

Observă că analiza folosește marja în lei, nu doar procentul. Un preparat cu food cost de 40% poate aduce mai mulți bani pe porție decât unul cu 25%, dacă prețul lui e mult mai mare. Procentul îți arată cât te costă, iar marja în lei îți arată cât rămâne.

Cum începi chiar azi

1. Alege zece preparate care se vând cel mai bine și fă fișe tehnice pentru ele. Cântărește, nu aproxima.
2. Calculează costul fiecărei porții cu prețurile de azi și compară-l cu prețul fără TVA.
3. Fă un inventar la început și la sfârșitul lunii și calculează food cost-ul real.
4. Compară cele două cifre. Dacă diferența e mare, cauza se află de obicei într-una din cele cinci de mai sus.
5. Introdu primele trei preparate în calculatorul de food cost și menu engineering și vezi ce grupă ocupă fiecare. Pentru tot meniul, analiza se face cu consultanța food & beverage.

Dacă după acești pași diferența rămâne mare, merită un ochi din exterior. Aici intervine consultanța food & beverage: pornim de la cifrele tale, construim fișele și găsim scurgerile. Dacă vrei să verifici mai larg cum merge unitatea, un audit operațional acoperă și costurile, și procesele, și echipa.